Подготовка организации к проверке государственной инспекцией труда

Проверка организации Государственной инспекцией труда - эта тема волнует многих руководителей, ведь все прекрасно понимают: страшна не сама проверка, а те санкции, которые могут последовать за ее результатами. Сегодня мы рассмотрим некоторые теоретические аспекты проверок и дадим практические советы для руководителей организаций и специалистов по охране труда. Итак, начнем по порядку:

1. Нормативная база:

1.1 Порядок проведения проверок Федеральной службой по труду и занятости, их сроки, виды, права проверяющих и проверяемых регламентируется следующими нормативными документами:

• Федеральным законом № 197-ФЗ от 19.07.2018 года «Трудовой Кодекс Российской Федерации», - далее – ТК РФ;
• Федеральным законом от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», - далее - ФЗ №294-ФЗ;
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 года №875 «Об утверждении положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»;
• Административным регламентом исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 года №354н), - далее – Административный регламент №354н;

1.2 Сотрудники Федеральной службы по труду и занятости проводят мероприятия по контролю через свои территориальные органы - Государственные инспекции труда.

Ежегодный график плановых проверок на предстоящий год утверждается в конце текущего года и размещается на официальном сайте Генеральной Прокуратуры РФ в «Сводном плане проверок субъектов предпринимательства» (http://plan.genproc.gov.ru/), а также на сайте Роструда www.rostrud.info.

2. Виды проверок по охране труда

2.1 Проверки трудовой инспекции могут быть плановые и внеплановые:

2.2 Продолжительность каждой проверки не должна превышать двадцати рабочих дней (п. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ), а в отношении малого предприятия срок проведения плановой выездной проверки не может превышать пятьдесят часов и пятнадцати часов для микропредприятия в год.

Срок проведения каждой проверки в отношении юридического лица, осуществляющего свою деятельность на территориях нескольких субъектов Российской Федерации, устанавливается по каждому филиалу этого юридического лица.

В случаях, предусмотренных Федеральным закономN294-ФЗ, срок проведения плановой выездной проверки может быть продлен, но не более чем на двадцать рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий - не более чем на пятнадцать часов.Продление срока плановой документарной проверки не допускается.

2.3 Основные причины, по которым в организацию (независимо юридическое это лицо или индивидуальный предприниматель) может прийти трудовой инспектор с плановой проверкой, следующие:

Истечение трех лет со дня (в соответствии с ч.8 статьи 9 Федерального закона N294-ФЗ):

• государственной регистрации;
• окончания проведения последней плановой трудовой проверки;
• с направления представления в уполномоченный орган обязательного по требованию законодательства уведомления о начале деятельности (например, турагентской).

Не позднее, чем за 3 дня до начала проведения проверки контролирующая организация направляет руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) копию распоряжения руководителя (заместителя руководителя) территориального органа госконтроля (п. 12 ст. 9 Закона № 294-ФЗ) о проведении плановой проверки, при этом уточняется, какие именно аспекты трудовой деятельности инспекторы собираются проверить. Как правило, данный документ направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении

Работодатель обязан предоставить инспекторам возможность беспрепятственного доступа в используемые при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения (п. 5 ст. 12 Закона № 294-ФЗ), а также документы, связанные с целями, задачами и предметом проверки.

Плановая проверка может проводиться как в форме документарной проверки, так и в форме выездной проверки. При документарной проверке контролирующая организация присылает список документов, подлежащих проверке, а проверяемая организация в течение 10 дней с даты получения списка отправляет заверенные копии указанных документов в контролирующую организацию.

2.4 В соответствии со статьей 10 Закона №294-ФЗ внеплановая проверка трудовой инспекции может произойти по следующим причинам:

2.4.1 Поступление в ГИТ (Государственную инспекцию труда):

• обращения или заявления о фактах нарушений работодателем требований трудового законодательства и требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
• обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав;
• запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
• требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках проверки поступивших в органы прокуратуры материалов и обращений.
• информации из различных источников (от граждан, организаций, государственных и муниципальных органов, СМИ) о случаях нарушения работодателем законодательства о труде, которые повлекли угрозу здоровью или жизни работников, невыплату причитающихся им сумм, выплату зарплаты ниже МРОТ;

2.4.2 Истечение срока исполнения выданного предписания об устранении выявленного нарушения требований трудового законодательства.

2.4.3 Несчастный случай на производстве.

2.5 Инспекторы не обязаны уведомлять работодателей о предстоящей внеплановой проверке. Поэтому они могут прийти неожиданно для работодателя, и работодатель не вправе отказать инспектору в доступе на территорию организации на том основании, что он не был предварительно уведомлен о проверке. Узнать заранее, включена ли Ваша организация в этот «черный список» невозможно, но закон обязывает ГИТ уведомлять такие организации хотя бы за сутки до начала внеплановой проверки. Она дает инспектору полную свободу действий, явиться он может без уведомления в любое удобное ему время – и проверить все, что сочтет нужным. Внезапные проверки – настоящая головная боль любого предпринимателя и, как правило, чреваты крупными штрафами, так как мы НЕ ИМЕЕМ возможности заранее узнать о предстоящей проверке, а значит, НЕ ОБЛАДАЕМ достаточным запасом времени для подготовки к ней или постановки вопроса о закрытии предприятия.

Внеплановая проверка может проводиться в следующих формах: документарная или выездная. В любом случае контролирующая организация направляет или вручает лично руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) копию распоряжения руководителя (заместителя руководителя) территориального органа госконтроля (п. 12 ст. 9 Закона № 294-ФЗ) о проведении внеплановой проверки. В данном документе должна содержаться информация о полномочиях проводящего проверку инспектора, о целях, задачах и основаниях проведения проверки. А при выездной проверке инспектор должен предъявить еще и свое служебное удостоверение.

Копии запрашиваемых документов заверяются подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) организации с расшифровкой, датой и указанием должности, а также печатью организации (индивидуального предпринимателя). Индивидуальный предприниматель заверяет документы своей печатью только в случае ее наличия, поскольку действующее законодательство не обязывает предпринимателя иметь собственную печать.

Срок проведения внеплановой проверки ограничен 20 рабочими днями (п. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ).

Это важно! Вышеперечисленные проверки не связаны друг с другом и могут проводиться параллельно. Т.е. если Вы только что разобрались с плановой проверкой, через пару месяцев ГИТ снова может нагрянуть к вам уже с внеплановой инспекцией.

3. Как осуществляется проверка трудовой инспекцией

3.1 Процедура документарной проверки (ст. 10 и 14 Закона 294-ФЗ, ст. 360 ТК РФ.):

Документарная проверка начинается с того, что на предприятие приходит уведомление из ГИТ о начале контрольного мероприятия. Вместе с ним инспекторы присылают копию распоряжения своего руководителя и мотивированный запрос, в котором указан перечень документов, которые требуются проверяющим. Их перечень определяется исходя из объема контрольного мероприятия.

Трудовая инспекция не вправе требовать документы, которые не относятся к предмету проверки. Работодатель должен в течение 10 рабочих дней отправить в инспекцию копии документов, заверенные печатью организации. Если запрос поступил индивидуальному предпринимателю, и у него нет печати, допустимо отправить копии без ее оттиска.

Если работодатель не уложится в отведенный законом срок, его ждет штраф в размере от 100 до 300 рублей для граждан, от 300 до 500 рублей для должностных лиц, и от 3000 до 5000 рублей для организаций (ст. 19.7 КоАП РФ).

В течение 20 рабочих дней инспекторы рассматривают поступившие документы. Если они обнаружат противоречия, ошибки или предоставленных сведений окажется недостаточно, то потребуют от работодателя письменных объяснений. На ответ работодателю дается еще 10 рабочих дней. Если же и пояснения их не устроят, руководитель территориального отдела Роструда издаст соответствующее распоряжение, и документарная проверка превратится в выездную.

3.2 Процедура выездной проверки:

Уполномоченные должностные лица Роструда и его территориальных органов имеют право в связи с исполнением служебных обязанностей беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца проводить проверки соблюдения работодателями обязательных требований.

3.3 Придя в организацию, трудовой инспектор обязан показать свое служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки. Этот документ должен подписать руководитель региональной государственной инспекции труда или его заместитель. Если проверяющие не предъявили эти бумаги, их можно не впускать.

3.4 Как правило, проверку проводит один инспектор. В случае если в организацию пришло несколько человек, обязательно необходимо выяснить, все ли они указаны в распоряжении. Проверять фирму может только тот инспектор, чья фамилия содержится в этом документе. Контролерам, которые не указаны в распоряжении, можно отказать в проходе на территорию офиса.

3.5 Если же у Вас есть сомнения, то необходимо позвонить в трудовую инспекцию и проверить, действительно ли ими направлялся к Вам инспектор. Для этого, как минимум, надо иметь заранее подготовленный список телефонов всех возможных контролирующих организаций, находящихся в том районе, где расположена Ваша фирма.

Звонить по телефонам, которые укажут сами контролеры, не советуем, так как Вам неизвестно, кто по ним ответит.

3.6 Следует иметь в виду, что результаты проверки, проведенной государственным инспектором труда, с грубым нарушением установленных Федеральным законом № 294-ФЗ требований к организации и проведению проверок, не могут являться доказательствами нарушения работодателем трудового законодательства.К таким нарушениям относится:

• неуведомление о проверке в установленные законом сроки;
• проведение проверки без распоряжения или приказа руководителя инспекции труда;
• требование документов, не относящихся к предмету проверки (например, если предмет проверки трудовые отношения, то инспектор труда не имеет право проверять документы по охране труда);
• превышение установленных сроков проведения проверок;
• непредставления работодателю акта проверки.

Надо еще отметить, что при проведении проверки, инспектор труда не вправе изымать оригиналы документов даже в том случае, если они являются предметом этой проверки.

3.7 Трудовая инспекция проверяет нарушения, связанные с ведением обязательных по требованиям законодательства документов, регламентирующих:

• трудовые отношения
• охрану труда

Придя на предприятие, инспекторы потребуют предоставить перечень документов, который указан у них в распоряжении на проверку. Как правило, проверяющие запрашивают:

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• свидетельство о постановке на налоговый учет;
• устав;
• договор аренды или свидетельство на собственность;
• трудовые договоры с работниками;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• положение об оплате труда и премировании;
• инструкции по охране труда;
• журналы инструктажей по охране труда;
• положение о службе охраны труда;
• должностные обязанности руководителя по охране труда;
• приказ о назначении ответственного по охране труда;
• карты аттестации рабочих мест;
• план организационно-технических мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
• карточки выдачи СИЗ работникам;
• журналы учета выдачи СИЗ;
• приказы о предоставлении дополнительных отпусков (если есть вредные и опасные факторы производства).

3.8 Получив требуемые документы, проверяющие внимательно их изучат. Не стоит надеяться, что они упустят из виду мелкие огрехи. Затем инспекторы обязательно пройдут по территории предприятия, посмотрят, как в реальности выполняются правила охраны труда, используются ли средства индивидуальной защиты, имеются ли необходимые информационные таблички и плакаты. Если в мероприятии участвует эксперт, могут быть взяты пробы воздуха в рабочих зонах, проведены замеры освещенности, шума и т.д. Самые въедливые контролеры опросят рабочих, проводятся ли с ними инструктажи, обучение по охране труда, поговорят о реальных условиях работы и т.п.Все выявленные недочеты будут учтены и отражены в акте проверки.

После того как акт составлен, его копия вручена представителю работодателя, инспектор делает запись в журнале учета проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя. На этом процедура проверки заканчивается.

3.9 При проверке, которая выявила недостатки в деятельности организации, теоретически могут быть составлены следующие документы: протокол об административном правонарушении; акт проверки; объяснения предпринимателя; объяснения потерпевшего; объяснения свидетелей; объяснения понятых; акт изъятия товара и других вещей; акт изъятия документов.На практике обычно составляются протокол об административном правонарушении и акт проверки.

3.10 Если инспектор выявил нарушения (а это бывает всегда), то он оформляет протокол об административном правонарушении.

3.11 Работодателю будет вручено предписание об устранении допущенных нарушений. Иногда их можно ликвидировать прямо в присутствии инспектора. В таком случае можно рассчитывать на снисхождение при определении размера штрафа.

3.12 Если устранить недостатки сразу невозможно, информацию об исполнении предписания с подтверждающими документами работодатель должен направить в соответствующую инспекцию. Если этого не происходит, то последствия могут быть гораздо серьезнее, чем штраф. Статьей 5.27 части 2 КОАП РФ предусмотрено административное наказание в форме дисквалификации, то есть руководитель лишается права занимать свою должность и осуществлять предпринимательскую деятельность.

3.13 Работодатель обязан вести журнал учета проверок по типовой форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 30.04.2009 № 141. Этот журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью работодателя (п. 9 ст. 16 Закона N 294-ФЗ). Записи о проверках в журнале проверок делает инспектор. Он должен указать даты начала и окончания проведения проверки, время ее проведения, правовые основания, цели, задачи и предмет проверки, выявленные нарушения и выданные предписания.

4. Обжалование результатов проверки

4.1 Всегда рассматривайте вариант обжалования результатов проверки, по которой Вам начислены штрафы. Во всяком случае, у Вас есть реальные возможности уменьшить сумму наложенного административного взыскания.

Решения государственных инспекторов труда, вынесенные по результатам проверки, могут быть обжалованы Вами соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и/или в суд.

Решения главного государственного инспектора труда Российской Федерации могут быть обжалованы в суд.

Следует помнить, что после того как Вы получили постановление о привлечении к административной ответственности (его копию), жалобу следует подать в течение десяти суток со дня вручения. В суд Вы можете обратиться в трех месяцев со дня, когда стало известно о нарушении Ваших прав.

Кроме того, ревизор не вправе оштрафовать компанию, если с момента проверки прошло более 2 месяцев (ст. 4.5 КоАП).

4.2 Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Роструда или его территориального органа, федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг», а также может быть принята при личном приеме заявителя должностными лицами Роструда или его территориального органа.

4.3 Жалоба должна содержать:

• указание на должностное лицо Роструда решения и действия которого обжалуются;
• фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (контактного телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
• сведения об обжалуемых решениях и действиях;
• доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением, действием уполномоченного должностного лица Роструда;
• иные документы, подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, дополнительно представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя, оформленный в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.4 Жалоба подлежит обязательной регистрации в срок не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.

Решение по жалобе должно быть принять должностным лицом Роструда в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

5. Рекомендации руководителю

5.1 Советуем разработать памятку о поведении работников при проверках, примерно такого содержания:

• в случае прибытия в офис проверяющих сообщить об этом по телефону руководству и юристам;
• проверить документы проверяющих и, по возможности, снять с них копии или переписать оттуда данные (Ф.И.О., должность, подразделение и т.п.);
• попросить копию или экземпляр постановления о проверке;
• проверить все ли прибывшие проверяющие перечислены в постановлении о проверке;
• заявить проверяющему, что все пояснения и ответы на вопросы присутствующие работники могут давать только с разрешения руководства;
• если проверяющие настаивают на пояснениях, то отказ их давать следует обосновывать тем, что Вы подписали должностную инструкцию и Вас уволят, если Вы ее нарушите;
• на все вопросы следует отвечать, что все происходит в соответствии с действующим российским законодательством;
• не следует предъявлять документы, которые не относятся к предмету проверки;
• не следует давать текст памятки в руки проверяющему.

5.2 Когда проверяющие составят протокол о правонарушении, прежде чем поставить свою подпись, напишите, например, следующее: «С актом (протоколом) не согласен», либо «С возражениями». Не надо конкретизировать свое несогласие, впоследствии этот вопрос можно скорректировать с юристом. Если проверяющий спросит, когда Вы представите возражения, отвечайте, что уполномоченный представитель фирмы с ним свяжется и обговорит этот вопрос.

5.3 Не стоит указывать на явные ошибки проверяющих, если они обнаружены в акте или протоколе. Эти промахи помогут впоследствии признать постановление по результатам проверки недействительными.

5.4 При проверке надо вести себя корректно, даже если очень трудно сдержаться. Не забывайте, что проверяющий – должностное лицо, находящееся при исполнении обязанностей. За нанесение оскорблений и применение насилия в отношении должностных лиц вам могут вменить санкции, намного превышающие ваши нарушения в кадровом делопроизводстве.